Różne sposoby przesyłania dokumentów elektronicznych

Web developer i programista

Różne sposoby przesyłania dokumentów elektronicznych

Kto wysyła dzisiaj dokumenty elektroniczne? Czy robią to tylko przedsiębiorcy i pracownicy firm i instytucji? Nie

, bo dzisiaj praktycznie każdy ma w jakiś sposób kontakt z dokumentem elektronicznym. Chociażby wysłanie rozliczenia rocznego przez internet dotyczy przecież każdego, bo tych dokumentów już się osobiście do urzędu nie zanosi. Studenci wysyłają prace naukowe do swoich wykładowców a przecież to są dokumenty tekstowe. Jest wiele sytuacji, w których trzeba w prawidłowy sposób wysłać dokument elektroniczny.

Dokumenty przesyłane elektronicznie podpisuje się cyfrowo

sprawne przesyłanie e-dokumentówZacznijmy może od tego, że dokumenty przesyłane elektronicznie można podzielić na urzędowe i wszystkie inne. Taki podział jest niezbędny to tego, żeby wiedzieć, że wszystkie dokumenty wysyłane do urzędów trzeba podpisać w sposób cyfrowy. Każdy, kto tylko ma konto w banku, może skorzystać z funkcji profilu zaufanego, który umożliwia nam podpisywanie cyfrowe dokumentów urzędowych. Takie dokumenty najczęściej wgrywa się na stronie internetowej właściwego urzędu a sprawne przesyłanie e-dokumentów polega głównie na tym, żeby podpisać je wspomnianym już profilem zaufanym. W ten sposób możemy również złożyć dokumenty do banku czy do urzędu miasta lub gminy. Wszystkie inne dokumenty można wysyłać elektronicznie bez konieczności ich podpisywania, ale warto takie dokumenty zaszyfrować hasłem. Dotyczy się to głównie firm, które wysyłają masową korespondencję do swoich klientów. Ogromne ilości danych osobowych, jakie zawarte są w tych dokumentach, muszą być wykorzystywane w sposób bezpieczny. Dlatego właśnie coraz częściej dokumenty sprzedażowe wysyłane do kontrahentów szyfruje się hasłem

, które w inny sposób przekazuje się kontrahentowi. A jeśli nie chce nam się szyfrować samego pliku to wybierzmy w opcjach poczty mailowej szyfrowanie całej wiadomości. Można wybrać jeden z kilku stopni zaszyfrowania, które dodatkowo oznaczają też kategorię poufności danej wiadomości. Wysyłając e-dokumenty sami musimy zadbać o to, żeby otrzymał tylko i wyłącznie właściwy adresat.

Póki co nie można jeszcze wykorzystać profilu zaufanego do szyfrowania dokumentów wysyłanych mailowo, ale może kiedyś będzie to możliwe. Byłoby to dużym ułatwieniem, bo każdy mógłby otworzyć otrzymany dokument tylko i wyłącznie sobie znanymi danymi logowania do profilu zaufanego. W taki sposób możemy jednak korespondować z urzędami, co i tak jest ogromnym cywilizacyjnym postępem. Bo zmierzamy do tego, żeby całkowicie odejść od dokumentów drukowanych i oby stało się tak jak najszybciej.